1.Lựa chọn vòng thi và thời gian thi: (áp dụng cho cấp Tiểu học và Trung học cơ sở )

- Các đơn vị tự chọn 1 trong các vòng 10; 11; 12; 13; 14 để tổ chức thi cấp trường.

Ngoài vòng thi được chọn tổ chức thi cấp trường, đối với trường đó các vòng thi còn lại là vòng thi tự do.(nếu trường tổ chức 2 đợt có thể chọn 2 vòng thi khác nhau để tổ chức)

VD: trường A chọn vòng 12 để thi cấp trường thì học sinh có thể thi tự do để vượt qua các vòng còn lại 10; 11; 13; 14

- Căn cứ lịch mở vòng các trường xác định thời gian phù hợp để tổ chức thi trong khoảng thời gian từ ngày 11/01/2012 đến hết ngày 29/02/2012.

 2.  Lịch mở các vòng thi cấp trường:(áp dụng cho cấp Tiểu học và Trung học cơ sở )

+/ Vòng 10 mở 7h00 ngày thứ Tư ngày 11/01/2012

+/ Vòng 11 mở 7h00 ngày thứ Tư ngày 01/02/2012

+/ Vòng 12 mở 7h00 ngày thứ Tư ngày 08/02/2012

+/ Vòng 13 mở 7h00 ngày thứ Tư ngày 15/02/2012

+/ Vòng 14 mở 7h00 ngày thứ Tư ngày 22/02/2012

 3. Vấn đề tạo mã trường 

- Mã trường chỉ tạo được kể từ ngày 04/01/2012.

- Ban tổ chức cấp trường cử 1 cán bộ đăng ký thành viên với đối tượng là giáo viên để tạo mã số thi cấp của mình (xem hướng dẫn tạo mã trường).

Lưu ý: Khi đăng kí, với đối tượng giáo viên chỉ đang kí thông tin đến đơn vị quận (huyện), không yêu cầu đăng kí đến đơn vị trường.

Mã trường được in (số bản in bằng số phòng thi) và cho tất cả vào phong bì bảo mật, ngoài phong bì cần ghi chính xác thời gian mở phong bì.

- Kỳ thi cấp trường có thể tổ chức thành nhiều đợt vào các thời điểm khác nhau (tuỳ thuộc vào cơ sở vật chất của trường). Nếu thi nhiều đợt thì phải có mã số thi cho từng đợt, khi đó cán bộ phụ trách phải tạo đủ các mã số thi tương ứng và ngoài phong bì bảo mật ghi rõ là mã dùng cho đợt thi nào.

- Ban tổ chức thi cấp trường nên tạo thêm các mã số dự trữ để sử dụng khi một mã số nào đó bị trục trặc.

 4. Chọn và lập danh sách học sinh dự thi cấp trường 

- Học được chọn thi cấp trường cần đảm bảo:

+/ Vượt qua 9 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 10.

+/ Vượt qua 10 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 11.

+/ Vượt qua 11 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 12.

+/ Vượt qua 12 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 13.

+/ Vượt qua 13 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 14.

 - Lập danh sách học sinh, phòng thi, đợt thi (theo mẫu đính kèm trong file word). 

 5. Kiểm tra máy tính và đường truyền internet

+ Kiểm tra đường truyền internet có truy cập được website http://violympic.vn hay không?

+Kiểm tra máy tính đã cài phần mềm Adobe Flash Player hay chưa?

+Kiểm tra trình duyệt web đảm bảo hay chưa?

(Khuyến cáo: http://violympic.vn sử dụng tốt nhất bằng trình duyệt Google Chrome)
Nếu máy báo "Không kết nối được với máy chủ" và có bài thi không hiển thị thì máy đang thiếu phần mềm Adobe Flash Player (có thể đã cài nhưng chưa hoàn tất việc cài đặt). Khi đó cần vào mục "Trợ giúp" để xem hướng dẫn cài đặt.

- Nếu học sinh đang thi mà máy bắt truy cập lại  hoặc không công nhận kết qủa làm bài và bắt thi lại thì lỗi có thể là do trình duyệt (xem hướng dẫn cài đặt trong mục "Những điều cần biết"), hoặc do đường mạng không đảm bảo (mạng kết nối không liên tục, chỉ cần gián đoạn một vài giây là hệ thống không chấp nhận kết quả thi).

6. Tổ chức thi 

-       Trước giờ thi chính thức 30 phút, Chủ tịch Hội đồng thi giao mã số thi cho giám thị các phòng thi. 

-       Trước giờ thi chính thức 5 phút, giám thị viết mã số thi rõ ràng trên bảng để các thí sinh biết và đăng nhập,vào thi, nhập mã số thi.

-       Khi học sinh làm xong cả 3 bài thi thì giám thị xem trên màn hình máy tính của học sinh để ghi điểm và thời gian thi vào danh sách phòng thi, yêu cầu học sinh ký xác nhận.

-       Khi hết giờ thi, giám thị kiểm tra đầy đủ điểm và thời gian thi của mỗi học sinh trong danh sách phòng thi, đồng thời tất cả giám thị ký xác nhận ở dưới danh sách phòng thi. Sau đó, giám thị nộp danh sách phòng thi cùng các biên bản (nếu có) cho Hội đồng thi. 

-       Khi một đợt thi kết thúc, BTC cấp trường phải khóa mã thi của đợt đó để các em không thể sử dụng được mã đó thi tiếp sau này, bằng cách : cán bộ đã tạo mã phải Đăng nhập và vào “Thi các cấp” vào mục “Quản lý mã”, để (Khóa mã)”. - Thư ký Hội đồng thi đối chiếu điểm thi và thời gian thi của học sinh ở danh sách phòng thi với kết quả trong hệ thống (Nhấn vào “Thi các cấp”, chọn phần “Thống kê kết quả thi”, nhập mã số thi và nhấn vào “Thống kê” để biết kết quả của các học sinh thi bởi mã số này).

7. Cho phép học sinh mang vào phòng thi những gì?

+ Giấy nháp chưa viết, bút chì, com pa, thước kẻ, bút mực, bút bi.
+  Máy tính cầm tay không có bộ nhớ văn bản.

8. Số lần thi trong phòng thi

-       Học sinh chỉ được thi một lần duy nhất. Trong trường hợp xảy ra sự cố (máy tính trục trặc, mất điện, lỗi đường truyền, ...) học sinh được phép thi lại nhưng phải có biên bản của giám thị phòng thi.

- Với mỗi học sinh số biên bản bằng số lần thi trừ 1.

-       Giám thị cần đảm bảo tổng thời gian làm bài của thí sinh là 60 phút (không tính khoảng thời gian xử lí sự cố.

9. Số học sinh của đội tuyển từng lớp

Số học sinh đội tuyển từng lớp do BTC cấp quận (huyện) trực tiếp quy định

10. Xếp hạng học sinh theo từng khối lớp

Theo Thể lệ sẽ sắp thứ hạng học sinh theo chỉ số thứ nhất là điểm thi. Trong trường hợp các học sinh bằng điểm nhau mới xét đến chỉ số thứ hai là thời gian làm bài.

(Cả hai chỉ số này đều được hệ thống công nghệ xét tự động, BTC cấp trường dựa  vào thống kê  trên Website để lưu lại trên bản cứng).

*) Đặc biệt lưu ý: 

- Để kiểm tra số ID của học sinh trong phòng thi (đề phòng học sinh thi thử bằng tên đăng nhập khác và thi thật bằng tên đăng nhập với ID trong danh sách – đây là một cách gian lận thường gặp ), khi học sinh đã đăng nhập vào trang web Violympic,  giám thị coi thi cần đối chiếu số ID hiển thị ngay cạnh tên của học sinh với số ID trong danh sách dự thi.

Nếu ID của học sinh khác ID trong danh sách đăng ký dự thi thì nick thi đó của học sinh không hợp lệ.

                                                                                           Ban tổ chức